Aplicações mágicas na organização de um Designer Freelancer

ANDRÉ GAVINO AKA GAVINCI | CREATIVE & DIGITAL DESIGNER @THINKGRAPHIC

Um Designer Freelancer é um canivete suiço no que toca a realizar tarefas :). Desde organizar emails, Emitir facturas / Recibos verdes, gerir clientes e claro… GET THE JOB DONE! Uma desorganização poderá siginificar perder uma ou duas horas por dia em que poderiam estar a ser pagos.

Enquanto freelancer sinto necessidade de me organizar através de aplicações que me salvam horas de trabalho não pago. Existem aplicações para tudo (podem ver no @productHunt) e temos de as utilizar da melhor forma para organizarem o nosso tempo.

Abaixo, vou explicar as várias aplicações de produtividade que uso para me organizar e as que podem ser time savers para os vossos projectos Freelancer. Aqui segue a primeira pergunta que me devem estar a fazer:

O bloco de notas não chega?

Chega, mas a organização tem de ser prática e claro, à medida de cada um!
Um Designer que se sente bem a guardar e organizar todas as informações no bloco de notas não tem nada de errado :). No entanto, se existem Aplicações especializadas em resolver os meus problemas porque não experimentar? Porque não poupar tempo (que para um Freelancer se traduz em dinheiro) e ter as aplicações a fazer o trabalho mais chato?

Como escolho a melhor Aplicação?

Em primeiro lugar gosto de esclarecer que o trabalho Freelancer deve pagar as suas dívidas nas quais estão incluídas estas ferramentas. Para ter aplicações a fazer a minha organização tenho de te essa necessidade claro 🙂

Na maior parte das vezes antes de experimentar uma aplicação sigo alguns passos:

  1. Vejo se as funcionalidades se encaixam nas minhas necessidades e dou o meu pior email para iniciar o trial;
  2. Procuro comentários de outros users sobre a aplicação;
  3. Foi-me recomendada por um amigo, entao pergunto-lhe qual é o factor ‘wow’ e experimento-o;
  4. Tento perceber quem desenvolve a aplicação indo ao blog e lendo os posts da empresa que o desenvolveu para ver a sua evolução. Muitas vezes percebemos que estas aplicações tem mais utilidade e mais funcionalidades que desconheciamos.

DICA: Por vezes são as aplicações com menos funcionalidades que melhor desempenham o trabalho e que melhor resolvem os nossos problemas de organização 😀

Quais as Aplicações que uso e porquê?

Sou viciado em experimentar aplicações porque estou sempre à procura de melhorar o meu workflow de trabalho para o tornar mais eficiente. Tenho vários campos de organização:

Aplicações de Email

Airmail

airmail designer freelancer - as aplicações mágicas que uso - andré gavino

Numa determinada altura em que usava o mail do mac surgiu-me um problema. Um dos meus clientes disse-me que estava a receber as imagens no corpo do email e nao como anexo. Na altura decidi explorar esta “falha” e percebi que o mail do mac nao tinha essa opção e que por definição, enviava os anexos no corpo do email. O Airmail estava em destaque na altura e decidi experimentar. Ao longo deste ano e meio tenho usado e recomendo vivamente pelas suas funcionalidades e principalemente pela simplicidade.

Polymail

polymail designer freelancer - as aplicações mágicas que uso - andré gavino

Mais recentemente vi o Polymail em que me decidi inscrever e tornar-me num early tester. A sua simplicidade: enviar emails a uma data especifica, a separação dos emails dentro dos assuntos (cada email tem a sua caixa, o que facilita a leitura) e a possibilidade de ver todo o histórico de anexos relativos a um contacto, levou a minha benção. No entanto ainda estou a usar o Airmail porque o Polymail não tem contas hotmail e estou muito habituado ao outro :/ (Pode ser que comece a usar mais este)

Aplicações de Tempo | Tarefas

Asana

Asana designer freelancer - as aplicações mágicas que uso - andré gavino

O Asana é umas das aplicações que uso no trabalho e que passei a usar a nível Freelancer. É grátis até um certo número de pessoas, o que se torna logo uma mais valia na sua escolha.

Mas afinal o que tem esta app de gestão de tarefas diferente das outras?

1. A criação de Tarefas e Sub-tarefas é muito fácil e rápida.
2. Se existem mais pessoas no “projecto” é muito fácil deixar comentários, designar tarefas a outras pessoas ou adicionar anexos às “conversa” / tarefa.
3. Está em constante desenvolvimento e a criar novas features de tempo a tempo.

O Asana é mais experiente e consistente do que outras apps. Uso-o para colocar todas as tarefas de um projecto com as várias fases, e melhor do que isso, podendo convidar o cliente de forma que esteja a par das tarefas que estão a ser concluídas.

A maior parte dos clientes ou tem um gestor de tarefas dele (que não o Asana) ou não organiza as tarefas (organiza de outra forma), o que dificulta muitas vezes a comunicação.
Enquanto Designer, é bom que o cliente perceba que estou a usar um gestor de tarefas (que sou organizado) e é também importante tentar convidá-lo para partilhar um projecto.

O Asana é indispensável na organização do meu trabalho freelancer.

Toggl

toggl designer freelancer - as aplicações mágicas que uso - andré gavino

Esta aplicação para organizar o tempo foi-me recomendada por um amigo. Na altura sentia necessidade de controlar o tempo mas via em média o tempo que demorava, o que nao era muito apurado :/. Comecei a usar o toggl e foi aqui que o trabalho freelancer evoluiu!! Comecei a dar orçamentos mais precisos, comecei a analizar um padrão engraçado que me dizia que os trabalhos mais baratos eram os que davam sempre prejuizo de horas, entre outras informações e análises muito interessantes. O Toggl mudou a minha organização. Uso o Toggl grátis porque experimentei o pago e fiquei desiludido com a forma como este calcula o valor à hora. Esperava que esta app deixasse que eu  desse dois valores a um projecto: (valor orçamentado) + (valor da diferença entre orçamentado e realizado). Todos os orçamentos têm valores a mais ou a menos, comparativamente ao trabalhado executado e o toggl nao resolve este meu problema 🙁

É muito simples de usar e quando se inicia um tempo no telefone automaticamente inicia tambem no computador e/ou site. Outra coisa interessante é que nao conta o tempo em que nao estamos no computador ou seja, muitas vezes deixo o timmer a contar e vou jantar. Quando volto ele pergunta se quero descartar esse tempo.

Ps: Esta app tem varias lacunas de UX e mesmo de UI mas gosto dela na mesma. 😘 Para além disso estou a usar o Asana + Toggl e o Calendário + Toggl (com o Zapier).

Focus Booster
Pouco ou nada experimentei esta app mas a técnica de Pomodoro suscitou algum interesse em mim. Esta app fazia a contabilização do tempo e aplicava a técnca de pomodoro. Caso queiram testar fica aqui a sugestão de uma forma de trabalhar mais produtiva. Comigo esta app não funcionou :/

Aplicações de Gestão Financeira (Pessoal + Profissional)

Boonzi

boonzi designer freelancer - as aplicações mágicas que uso - andré gavino

Quando falo do Boonzi parece que o estou sempre a vender :). Na verdade, eu trabalho lá e faço parte da equipa que desenha e desenvolve esta aplicação, a minha opinião é parcial mas a verdade é que quando entrei para a empresa prometi a mim mesmo que iria ser um utilizador normal. Sempre fui poupado na minha vida pessoal e sempre controlei o meu dinheiro no papel mas o Boonzi, mudou o meu comportamento no que diz respeito às minhas finanças pessoais — e para MUITO melhor!!

Em primeiro lugar, identificou todos os meus gastos e canalizou-os para os meus objectivos. Ou seja, deixei de gastar tanto dinheiro em jantares fora (que não controlava :/) e passe a reduzir estes gastos para os colocar no meu objectivo: Poupar. Passei a controlar ao centimo certos gastos, o que me fez abrandar o consumo, cumprir orçamentos e limitar os meus gastos.

Em segundo lugar, a importação (quase imediata — 30 segundos) mudou a minha disponibilidade para esta tarefa. Passei a gastar 10% do tempo a importar e a definir onde gastei o quê, quando e onde e passei a gastar 90% do tempo a planear, definir metas e verificar gastos no restante tempo que dedico à minha gestão das finanças.

É com o Boonzi que eu sei perfeitamente onde gasto o dinheiro, quando recebi os trabalhos freelancer, quanto recebi e principalmente como se encontra o meu património financeiro, positivo? Negativo? Em que mês no Futuro será positivo?

CushionApp

cushionapp designer freelancer - as aplicações mágicas que uso - andré gavino

A minha necessidade em organizar os projectos freelancer que ja foram pagos, que não foram acabados e que estão por finalizar fez-me experimentar a CushionApp. Conheci-a atraves do @producthunt e na minha primeira visita achei que o preço era caro mas vi muito valor (só faltava mesmo era a gestão do tempo incluída nestas contas (Toggl + Cushion??? Please).

Esta aplicação é como um Boonzi mas específica para freelancers e para organizar pagamentos e recebimentos de cada projecto.

Tem algumas coisas interessantes como objectivos financeiros para o ano e para cada cliente. Esta app parece estar muito bem desenvolvida e vale a pena apostar nela mas ainda a acho cara e tem de melhorar em alguns aspectos como a navegação (apesar de estar muito bem desenvolvida e rápida). Vou esperar para ver!

Ainda estou no modo trial mas vou pagar o primeiro mês 🙂

Aplicaçoes de produtividade

Google Apps / Google drive
O Google é o Google
. Quando decidi pagar pelo Google Works foi quando decidi que o meu email freelancer teria de ser separado do meu email pessoal. E como o google tem um serviço tão bom com o Gmail | Inbox | Drive | Google Photos, era perfeito!

Desde enviar emails com 20MB de anexos (que se estivesse num servidor pessoal barato não conseguiria ou os emails teriam problemasde SPAM, de saída e entrada etc etc).

Para além da fiabilidade, o Google ainda oferece armazenamento ilimitado para fotos (dá sempre jeito para guardar fotos de clientes que são utilizadas para projectos mas depois não queremos que ocupem espaço no DRIVE).

O Google Drive tem 30GB disponíveis e este serviço custa cerca de 4€/mês ou 40€ /ano.
Estou bastante satisfeito com ele e consigo assim ter um DRIVE só para Freelancer e partilhar pastas directamente com clientes ou só os links das Artes Finais ou Imagens.

Toda a utilização destas apps é feita a nível pessoal e profissional e claro, é uma experiência partilhada. Por isso, quero que partilhem aqui as aplicações que mais usam e como mudaram a vossa vida de Freelancer.

Eu disse que era viciado em experimentar Apps… (faz parte do meu trabalho :))
Até breve e Obrigado.

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André Gavino

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